В деловой переписке часто возникает необходимость уведомить контрагента о произведенной оплате. Рассмотрим правильную структуру и содержание такого письма.
Содержание
1. Назначение письма об оплате
Письмо о произведенной оплате выполняет несколько важных функций:
- Подтверждает факт перечисления денежных средств
- Служит документальным доказательством исполнения обязательств
- Позволяет поставщику оперативно отследить поступление платежа
- Содержит реквизиты для сверки расчетов
2. Обязательные элементы письма
| Элемент | Описание |
| Шапка документа | Реквизиты организации-отправителя, дата, исходящий номер |
| Адресат | Наименование организации-получателя и ответственного лица |
| Основной текст | Информация о произведенном платеже с указанием суммы и назначения |
| Приложения | Копии платежных документов при необходимости |
3. Образец текста письма
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим уведомляем Вас, что [Наименование вашей организации] [дата] произведена оплата по договору № [номер] от [дата] в размере [сумма] рублей [копейки] коп., включая НДС [сумма] рублей [копейки] коп.
Реквизиты платежа:
- Номер платежного поручения: [номер]
- Дата платежа: [дата]
- Назначение платежа: [текст назначения]
Просим подтвердить получение платежа и выполнение своих обязательств в установленные договором сроки.
4. Дополнительные рекомендации
- Указывайте полные реквизиты договора или счета на оплату
- Приводите точную сумму цифрами и прописью
- Включайте банковские реквизиты отправителя платежа
- Сохраняйте копию письма с отметкой о вручении
Такое письмо может быть отправлено как по электронной почте, так и на бумажном носителе с курьерской доставкой или почтой России с уведомлением.
